التفاصيل المطلوبة لإلقاء خطبة أو محاضرة
كيف تعدّ قاعة لإلقاء الخطاب أو المحاضرة ؟
دعنا عزيزي القارئ في أول الأمر نفرّق بين أمرين هامين، قد يخلط بينهما كثير من الناس، وذلك لوجه الشبه بينهما، هذان الأمران هما الخطبة والمحاضرة؛ فالخطبة تتوخّى الجانب الوجداني في الدرجة الأولي؛ فهي تقوم على التأثير، لأن عنصر الإقناع أساسي فيها، ولذلك فإن الخطيب يعمد إلى مختلف المؤثرات العاطفية فيستخدمها ليثير مكامن الاستجابة في السامعين؛ أما المحاضرة فالمعوّل فيها على الجانب المعرفي بالدرجة الأولى، وبهذا فالمحاضر يخاطب العقل ويلتمس أيسر السبل لإيصال المعلومات دون أن يلجأ إلى الإثارة، وقد تأثرت الخطبة الحديثة بالمحاضرة، فبدأت تنزع إلى العقلانية وتحتشد بأسباب الإقناع (الشنطي، 1992م، ص 225). وحرصاً منا على حسن أداء الخطيب أو المحاضر، فإننا نقدم بعض المهارات الأساسية التي لابد أن يلم بها كل منهما سواءً الخطيب أو المحاضر الناجح.
إنه لمن المدهش أن تعرف أن كمَّاً من الخطب قد فشلت بسبب سوء أداء مكبّر الصوت، أو بسبب تعطله، أو الإضاءة السيئة، أو نظام التهوية الرديء. فقد تكون أعددت خطبة ضافية وذكية، لكن إذا لم يكن في مقدور المستمعين سماعك أو رؤيتك، فهل تعتقد أنك ستجد من يلقى بالاً لخطبتك أو محاضرتك؟ وإذا كان المستمعون يعانون من نظام التكييف الذي لا يعمل، فإنك ستختصر الخطاب وتهرول إلى الخارج.
لذلك عليك أن تقوم بتفقّد القاعة قبل أن تبدأ أي حديث، وإذا لم يكن في إمكانك القيام بهذا العمل بنفسك، كلِّف أحداً غيرك لعمل ذلك، أو اتصل هاتفياً بالشخص الذي قدّم لك الدعوة ليتحدث معك شخصياً لتسأله بعض الأسئلة الأساسية ومنها الأسئلة التالية:
هل توجد نوافذ بالقاعة؟ وإذا كانت الإجابة بنعم، وغالباً ما تكون كذلك، فاسأل عن الأمر الأكثر أهمية، وهو: هل يوجد بالنوافذ ستائر ثقيلة؟ لأنك قد تحتاج إلى إغلاق النوافذ إذا كنت ستعرض سلايدات (شرائح فلمية)، كما قد تحتاج إلى إسدال الستائر إذا كنت ستتحدث في مؤتمر يعقد في قاعة تطل على بركة سباحة مثلاً، لأنك إذا لم تسدل هذه الستائر، فإنك ستدخل في منافسة مع من هم خارج القاعة ولكنهم حولها، وعليه لابد من إسدال هذه الستائر قبل وصول المستمعين إلى القاعة وتفادي كثير من التشويش أثناء إلقاء الخطبة أو المحاضرة.
هل يوجد بالقاعة منضدة يقف خلفها من يلقي الخطبة أو المحاضرة عادة؟ والإجابة بنعم أو غالباً ما تكون كذلك وهذا يترتب عليه أن تنهال أسئلة كثيرة، مثل: هل توجد بها إضاءة؟ وهل هي جاهزة للعمل؟ هل هناك إضاءة احتياطية؟ هل يوجد بالمنضدة رف يمكنك أن تحفظ خلفه كأساً من الماء، وعلبه من المناديل، وغيرها من الأدوات اللازمة؟
هل يمكن تضبيط هذه المنضدة إلى الارتفاع المناسب؟ وإذا كان الخطيب أو المحاضر قصيراً فهل يوجد صندوق يمكنه الوقوف عليه؟ ومن المهم، إذن، أن تضع كل شيء في موقعه قبل أن تصل إلى المنضدة لإلقاء خطابك أو محاضرتك.
هل بإمكان المستمعين سماع صوتك بدون مكبّر صوت؟ إذا كان الأمر كذلك، فلا ضرورة لاستخدام مكبر الصوت.
هل يتمتع نظام التخاطب مع المستمعين بالكفاءة المطلوبة لذلك؟ قم باختبار هذا النظام، واطلب من أحد مساعديك أن يستمع إليك.
هل هو لزام عليك أن تطأطئ رأسك، أو تنحني للوصول إلى مكبر الصوت؟ لأنه يجب أن يكون مكبر الصوت على مستوى ذقنك على أقل تقدير.
هل بالإمكان أن يسمعك من يوجد في كل زاوية من زوايا القاعة؟ هل حجم الصوت مناسب؟ هل تستطيع سماع ورؤية ردة المستمعين؟ هل تستطيع فتح أو غلق مكبر الصوت؟
ماذا عن الإضاءة للقاعة جميعها؟ عليك أن تقوم بإجراء فحص لها، لتعرف هل ينجم عنها وهج يبهر النظر عن النظر إلى المستمعين؟ وعليك أن تتذكر أنه يجب أن يكون مستوى الضوء الساقط عليك هو مستوى الضوء نفسه الساقط على المستمعين. وإذا كان يعلو رأسك شمعة من الكريستال فهل ينجم عنها وهج يبهر أنظار المستمعين؟ وإذا كانت الإجابة بنعم، فعليك أن تنزع اللمبات.
هل الإضاءة الموضعية مسلطة على المواقع التي ينبغي أن تسلط عليها؟ وإن لم تكن كذلك قم بتضبيطها.
ماذا عن مقاعد الجلوس؟ تأكد من تنسيق الجلوس بحيث يكون لصالحك قبل وصول المستمعين، لأن كثيراً من الناس يكرهون أن تطلب منهم أن ينتقلوا إلى مقاعد أو قاعات أخرى، فقد يذكرهم هذا بأيام الدراسة.
يبدو أنه من الصعوبة استمرار الاتصال البصري عندما يكون المستمعون مبعثرين داخل قاعة ذات حجم كبير؛ فإذا كنت تتوقع تجمعاً صغيراً، فإن عليك أن تنقل بعض الكراسي خارج القاعة قبل وصول المستمعين. وحاول أن تقوم بأي عمل تستطيعه لتفادي وجود فواصل مكانية بين المستمعين، لأن ذلك يؤدي إلى تبديد الطاقة التي تبذلها.
وإذا كنت ستلقي خطابك في قاعة كبرى، قم بفصل المقاعد الخلفية بحيل أو غيره، لأن هذا سوف يجبر المستمعين على الجلوس قريباً منك. وبالتالي فقد تشكل المقاعد المفصولة فائدة كبرى للمستمعين المتأخرين، حيث يستطيعون الجلوس بإزاحة الحبل دون إحداث إزعاج لغيرهم.
وإذا حضر عدد قليل فقط، حرّك منصة الإلقاء من على خشبة المسرح إلى مستوى الأرض لخلق قدر كبير من الألفة مع المستمعين، فكلما اقتربت من مستمعيك، كلما اقترب مستمعوك من بعضهم البعض، وبالتالي كان نجاحك مضموناً.
هل التهوية جيدة؟ هل بإمكان تكييف الهواء الوصول إلى التجمعات الكبيرة؟ هل يمكن التحكّم في التدفئة وضبطها؟
كم عدد الأبواب التي تقود إلى القاعة؟ هل بالإمكان غلق الأبواب الأمامية لمنع المتطفلين من الدخول إلى القاعة دون إذنك؟ هل بالإمكان أن يكون لديك مساعدون يقفون على الأبواب الخلفية للتأكّد من دخول المتأخرين دخولاً هادئاً، وخروج الذين تجبرهم ظروفهم على الخروج بشكل هادئ قبل انتهاء الحديث؟
هل القاعة مجهّزة بعازل للصوت؟ هذا الأمر يكون حيوياً عند إلقاء الخطاب في إحدى القاعات الكبرى ذات الصدى؛ فمن الذي يعرف ما يدور في الغرفة المجاورة لغرفتك؟ قد تكون مناسبة صاخبة؛ فاسأل نفسك في هذا السياق: هل تضمن أنك ستشد انتباه مستمعيك، مثلاً، إذا سمعوا شيئاً مثيراً يحدث بجوارهم؟
لا تترك الأمور تسير اعتباطاً إذا كان ممكناً قم بزيارة غير معلنة للقاعة لتفقّد الأشياء بنفسك. وعادة ما يقول المدراء أو المشرفون بأن قاعات الاجتماعات لديهم منسقة وهادئة، صدِّقهم في ما يقولون، ولكن بقدر من الاحتياط الذي لا يجعلك تقع في ورطة فيما بعد.
وإذا وجدت أن الصوت الصادر من الأماكن المجاورة يصل إلى قاعتك من خلال الجدران، تحدث إلى المشرف، واطلب منه تفريغ الأماكن المجاورة أثناء إلقاء الخطاب أو المحاضرة، حتى لو كان المكان مليئاً بالكامل، ولا يستطيعون تلبية هذا الطلب، فإنه لا يضر أن تطلب منه ذلك.
وبجانب ذلك كله، احصل على اسم ورقم فني الصيانة الذي يستطيع الدخول إلى القاعة مباشرة لاستبدال فيوز أو لإصلاح عطل في جهاز أو في مصباح كهربائي، أو تضبيط جهاز التكييف، احتفظ باسم ورقم هاتف هذا الشخص في متناولك دائماً، بل اجعله في مكان لا يصرف تركيزك في موضوع الخطبة أو المحاضرة الرئيسي.
وقد كان أحد الكتاب (ميرسون) محقاً حين قال: "إن الرجال السطحيون يعتمدون على الحظ".
كيف تستعمل الوسائل السمعبصرية؟
لقد جرى إحباط كثير من الخطب والمحاضرات بواسطة استخدام وسائل سمعبصرية، بدلاً من تقويتها، لذلك فليحذر كل المتحدثين، وعليهم أن يهتموا بصفة خاصة بطريقة وأسلوب استخدام الوسائل السمعبصرية. لا تضيّع قيمة حديث أو محاضرة ذات مستوى راق من الدرجة الأولى باستخدامك لوسائل سمعبصرية من الدرجة الثانية أو من درجة أدنى منها. وقد تكون هذه الوسائل غير ضرورية في الحالات التالية:
l إذا كانت لا تسهم في تقديم معلومات جديدة لحديثك أو محاضرتك.
l إذا كانت تفشل في مساعدة المستمعين في فهم أو تقدير رسالتك.
l إذا كانت تقلل من دورك باعتبارك المتحدث.
لسوء التدبير، فإن معظم المتحدثين يستخدمون الوسائل السمعبصرية باعتبارها سنداً لهم، وهنا مثال يذكر في أن أحد المتحدثين يقول: "سأحدثكم عن نظام المحاسبة الجديد لدينا، ثم يعرض شريحة عنوانها نظام المحاسبة الجديد"، حيث إن في هذا تكرار يلغي معه دور الوسائل. ويتضح هذا بالأسئلة التالية:
هل تقدم مثل هذه الشريحة معلومات جديدة؟ بالطبع لا. هل تساعد هذه الشريحة جمهور المستمعين في فهم رسالة المتحدث؟ لا. هل هذه الشريحة تصرف الانتباه عن حضور المتحدث؟ لسوء الحظ فالإجابة هي نعم.
إن تصميم الخطب يجري في المقام الأول لتسمعها الآذان، أما الوسائل السمعبصرية فقد صممت لتراها العيون، لذلك فإنه إذا أردت أن تتحدث حينما ينظر الناس (جمهور المستمعين) إلى الوسيلة البصرية بدلاً من النظر إليك، فإنه في هذه الحالة لن تكون كلماتك قوية، كما أن اتصالك البصري مع جمهور المستمعين لن يكون قوياً؛ وبعبارة مختصرة فإن رسالتك لن تكون مؤثرة.
وإذا أدركت أنك تحتاج إلى أن تقتنع بهذه النقطة، فحاول أن تجري مناقشة هامة هاتفياً أثناء مشاهدتك لعرض تلفزيوني، لتدرك كم من المعلومات المفيدة التي قد يفوتك سماعها أثناء هذه المشاهدة.
وإذا أردت أن تستخدم الوسائل السمعبصرية حقيقة لتبسيط معلومات معقّدة أو لخلق إغراء عاطفي، فاستخدم هذه الوسائل بحكمة وروية.
ومن بين الأساليب الفعّالة لاستخدام الوسائل السمعبصرية: عرض قصير لشرائح أو شريط فيديو، ومن ثم تضمين هذه الوسائل في الخطاب أو المحاضرة باعتبارها وحدة مستقلة، يستطيع جمهور المستمعين التركيز على الجزء الخاص بالوسيلة السمعبصرية، ومن ثم يعيدون التركيز على ما تبقى من حديثك. وفيما يلي نورد بعض النماذج الفعّالة التي يمكن تضمينها في خطبتك أو محاضرتك:
l حاول أن تكون الشرائح مطبوعة ولها أطراف تستطيع إمساكها منها.
l حافظ على أسلوب الكتابة على الشريحة وتجنّب الحروف الكبيرة جداً.
l اترك مسافات طبيعية بين الكلمات والسطور.
l حافظ على المقطع الرأسي الموحد (الترويسة) كما يقال، واستخدم أحجاماً أصغر في العناوين الفرعية للدلالة على علاقتها وارتباطها مع ما قبلها وإبراز أهميتها في الوقت نفسه.
l استخدم سطوراً قليلة في كل شريحة.
l استخدم الألوان في اللوحات والرسوم البيانية لإضفاء الاهتمام بها كلما أمكن.
l أعد تفقد كل شيء للتأكد من أنه يتبع التنسيق الصحيح.
l اجعل الغرفة مظلمة قدر المستطاع.
l استخدم شاشة ولا تستخدم الحائط، وتأكد من أن شاشة العرض كبيرة بالقدر الذي يمكِّن كل فرد من مشاهدتها، بل وقراءة المكتوب عليها.
l اجعل كل شيء في الشريحة مرئياً بالنسبة للناس الذين يجلسون في الصفوف الخلفية، ولذلك عليك أن تلقي نظرة على الوسيلة البصرية من خلف قاعة إلقاء الخطاب أو المحاضرة.
l ثبّت سلك وصلة جهاز الإسقاط حتى لا يتعثر به أي شخص من الجمهور.
l تأكد من أن جهاز الإسقاط والشاشة منطبقان على بعضهما البعض.
l اترك كل شريحة تظهر على الشاشة لفترة معقولة تمكّن كل شخص من قراءتها وفهمها، ولتتمكن أنت من مناقشة النقطة التي عرضت الشريحة من أجل بيانها، ثم تحرك إلى الشريحة التالية، لأنه سيفتر اهتمام الجمهور إذا ظلت الشريحة معروضة لوقت أطول من الزمن.
أشرطة الفيديو والأشرطة السمعية.
لا تتردد في استخدام هذا النوع من الأشرطة إذا دعت الحاجة إليهما، لأنهما ينفردان بتقديم عروض عن الأنشطة الحياتية. على سبيل المثال، إذا أردت أن تلقي خطاباً عن الحاجة إلى التبرع بالدم، ففي هذه الحالة يمكن استخدام شريط فيديو قصير تعرض فيه الناس الذين في حاجة إلى التبرع بالدم، على أن يكون هؤلاء الناس من الطبقات القريبة إلى جمهور مستمعيك لتستدر عطفهم.
كيف تعد نفسك لإلقاء الخطبة أو تقديم المحاضرة؟
عندما تريد أن تلقي خطبة أو محاضرة، ففي هذه الحالة عليك أن تبدو في أفضل مظهرك، وأن تكون نبرات صوتك في أفضل نغماتها، وأن تحس بأنك على أفضل حال، ولا تترك هذه الأمور للصدفة.
كيف تبدو في أفضل مظهر وأفضل صوت، وأفضل هيئة؟
لا ترتدي ملابس جديدة بغرض تقديم هذه الخطبة والمحاضرة، وذلك لأن الملابس الجديدة قد لا تبدو متناسقة مع جسمك بعد، وأحياناً تبدو هذه الملابس متصلبة وغير مريحة، وقد ينقطع أحد الأزرار أثناء الإلقاء، أو غير ذلك. لكن الأفضل أن تلبس ملابس تكون قد لبستها من قبل، متناسقة مع جسمك، وتتحرك بحركتك ولا تظل جامدة.
كما أن صوتك لابد أن يبدو في أفضل حالاته، وذلك بتمرين حنجرتك وحبال صوتك، وأن تبدو نبرات صوتك طبيعية من دون تكلّف، وأن يكون صوتك جهورياً، ويزعم البعض أن تناول الشاي الساخن مع العسل والليمون يكون أفضل للصوت. ويضيف آخرون أن تناول شاي الأعشاب له آثار مهدئة إضافية، وأن شاي الببونج يعتبر عاملاً مهدئاً بصفة خاصة
